Die Top 5 der Zeugnismängel

Als Dienstleister und Berater in Zeugnisfragen sind wir immer wieder mit bestimmten Problemstellungen konfrontiert, die wir in dieser Liste erläutern und die im Kern ein und dieselbe Ursache haben: Das Bemühen um Aufwands- und Kostenminderung bei administrativen Prozessen, einschließlich der Zeugniserstellung. Begünstigt werden diese Mängel dadurch, dass die wenigsten Zeugnisempfänger mit den Bestimmungen für die Form und den Inhalt von Arbeitszeugnissen vertraut sind und daher auch keine Berichtigung einfordern. Erfahrene Personaler, die im Rahmen der Bewerberauswahl Mängel in Zeugnissen erkennen, machen die Bewerber in den seltensten Fällen darauf aufmerksam.

Wir empfehlen Arbeitgebern generell, Zeugnisse so zu erstellen, wie man sie im Rahmen von Bewerbungen auch erhalten möchte: differenziert und authentisch statt lückenhaft und pauschal. Das Arbeitszeugnis setzt den prägnanten Schlusspunkt unter die – in der Regel mehrjährige und vertrauensvolle – Zusammenarbeit und die Mitarbeiter haben es zweifellos verdient, dass ihre Kompetenzen und Erfolge angemessen gewürdigt werden.

Platz 5: Mangelnde Sachkenntnis führt zu formalen Mängeln

Von vielen Personalverantwortlichen wird die Zeugnisschreibung als lästige Pflicht empfunden und Assistenten, Werkstudenten oder Praktikanten übertragen. Die Fehler, die den Zeugnisschreibern unweigerlich passieren, bleiben oft unbemerkt, weil der Unterzeichnende das Zeugnis nicht mehr gewissenhaft durchliest und auch der Zeugnisempfänger nicht weiß, welche verbindlichen Reglungen für die Zeugnisschreibung gelten. .

Platz 4: Aufforderung zum Eigenentwurf

Manche Arbeitgeber wollen den Trennungsprozess möglichst konfliktfrei gestalten und fordern ausscheidende Arbeitnehmer dazu auf, einen Zeugnisvorschlag einzureichen, den sie dann wohlwollend „durchwinken“. Die Arbeitnehmer sind dabei natürlich um eine bestmögliche Selbstdarstellung bemüht, ohne sich mit den Mechanismen der Zeugnissprache auszukennen. Eigenentwürfe sind im Bewerbungsverfahren durch die typischen Auffälligkeiten und Anfängerfehler leicht erkennbar und vermitteln mangels Authentizität einen denkbar schlechten Eindruck von den Bewerbern.

Platz 3: Missverständliche Textbausteine mit uneinheitlicher Bedeutung

Die Qualität der auf dem Markt verfügbaren Zeugnissoftware ist sehr uneinheitlich. Einige der neuen und vielfach verkauften Programme bieten „innovative“ Textbausteine an, die sehr missverständlich oder gar mehrdeutig sind. Hierzu zählt zum Beispiel die folgende Floskel aus einer neuen Zeugnissoftware: „Bei der Beobachtung und Einordnung sozialer Gegebenheiten bewies er großes Geschick.“ Für den Leser bleibt völlig unklar, ob hier die soziale Kompetenz gelobt oder im Gegenteil ein Mitarbeiter kritisiert werden soll, der Kollegen „ausspioniert“ und deren Verhalten zu seinem Vorteil ausnutzt.

Platz 2: Persönliche Note fehlt

Beim Prozess der Zeugniserstellung wird in viele Unternehmen nicht berücksichtigt, wie lange Arbeitnehmer angestellt waren und wie verantwortungsbewusst ihre Position war. Das Zeugnis eines Mitarbeiters, dem innerhalb der Probezeit gekündigt wurde, wird in der gleichen Weise behandelt und mit dem gleichen Bestand an Floskeln erstellt wie das Zeugnis eines langjährigen Leistungsträgers. Dies kann unweigerlich den Eindruck mangelnder Wertschätzung vermitteln.

Platz 1: Beredtes Schweigen

Zu den vielfältigen Möglichkeiten, mit denen Arbeitgeber in Zeugnissen Kritik äußern können, gehört auch u. a. das „beredte Schweigen“. Dies bedeutet, dass wichtige Angaben fehlen, um indirekt anzudeuten, dass diese Leistungen „nicht der Rede wert“ waren. Obwohl natürlich jeder Beruf andere Anforderungen an die Arbeitnehmerstellt, bietet erstaunlicherweise keine gängige Zeugnissoftware die Möglichkeit, bei der Auswahl von Textbausteinen den Beruf zu berücksichtigen. Das Ergebnis sind Bewertungen, in denen die Schlüsselqualifikationen fehlen, wie z.B. das technische Verständnis von Ingenieuren, das hohe Konzentrationsvermögen von Buchhaltern oder die gewissenhafte Sondierung des Marktes bei Einkäufern. Es ist für den Zeugnisleser nicht klar erkennbar, ob derartige Lücken absichtlich im Sinne einer Abwertung oder unabsichtlich erfolgt sind.